Čeká vás první fakturace v novém programu?
Připravili jsme pro vás přehled důležitých bodů, na které je dobré se zaměřit před zahájením i během samotné fakturace.
Na základě zkušeností z předchozí verze programu jsme zároveň sepsali nejčastější dotazy a typické situace, se kterými se uživatelé během fakturace nejčastěji setkávali. Jednotivé situace můžete rozkliknout a zobrazit si odpovědi.
Nejde zobrazit PDF faktura, hlásí chybu 404
Aplikace generuje veškeré PDF dokumenty na pozadí systému. Vytvoření faktury proto může v některých případech trvat několik sekund. Během této doby se může dočasně zobrazit chyba 404. Pokud k tomu dojde, vyčkejte chvíli a dokument otevřete znovu – faktura se poté zobrazí bez problémů (může být potřeba počkat delší dobu pokud se při opakovaném otevření PDF faktura nevytvoří).
Tento jev se může objevit pouze u fakturace v aktuálním měsíci, kdy ještě probíhá optimalizace systému v ostrém provozu. Od následující fakturace bude celý proces výrazně rychlejší.
Na odesílání faktur nemá tento stav žádný vliv. Faktury můžete po vytvoření ihned odeslat přímo z programu.
Všechny fakturační e-maily se automaticky řadí do fronty a jsou odeslány okamžitě po vygenerování PDF, aby bylo zajištěno jejich správné doručení.
Jak odeslat více faktur hromadně?
Pro odeslání více faktur najednou nejprve faktury označte (zaškrtněte je pomocí malého čtverečku v prvním sloupci tabulky).
Následně klikněte na tlačítko Panel akcí, které se zobrazí v horní levé části tabulky.
Po kliknutí na tlačítko Odeslat e-maily se všechny vybrané faktury automaticky odešlou, a to včetně příloh – pokud máte v kartě kliniky nastavené také odesílání dodacího listu nebo štítků.
Odesílané e-maily jsou automaticky zařazeny do fronty a odesílány postupně. Může se proto stát, že některé klinice dorazí faktura okamžitě, zatímco jiné například až za několik minut. Tento postup je zcela v pořádku.
Na faktuře nejde načíst QR kód
Pro správné fungování QR kódu je nutné mít v nastavení účtů u vašeho účtu správně vyplněné číslo účtu, IBAN a BIC. Všechna tato čísla musí být uložena bez mezer. Pokud je některý z údajů zadán ve špatném formátu, může dojít k chybnému vygenerování QR kódu a následně k nemožnosti provádět platby pomocí QR kódu.
Chci fakturu odeslat na více e-mailů
Faktura a případné přílohy jsou automaticky odesílány na hlavní e-mailovou adresu, která je nastavena u kliniky. Pokud potřebujete fakturu zasílat více příjemcům, nastavte si požadované e-mailové adresy předem přímo v kartě kliniky (Menu > Kliniky > Upravit kliniku) v části Nastavení fakturace.
Jak poznám, že se e-mail odeslal?
Doručitelnost e-mailů v nové verzi programu dosahuje 99,90 % a riziko jejich zařazení do spamu je minimální. Systém aplikace na pozadí průběžně vyhodnocuje odesílání e-mailů. Pokud by z naší strany došlo k nedoručení e-mailu nebo k technickým komplikacím, budeme o tom okamžitě informováni a zároveň na situaci upozorníme i vás.
Proč se mi nezobrazují některé zakázky při vytváření faktury?
Ve fakturaci se zobrazují pouze ukončené zakázky a fakturu je možné vytvářet jen z těchto zakázek.
Pokud potřebujete vyfakturovat zakázku, která ještě není ukončena, je nutné ji nejprve ukončit (vyplnit termín dokončení).
Teprve poté ji bude možné přidat do faktury.
Můžu zakázku archivovat i když používám jiný fakturační program?
Zakázky je možné archivovat i bez jejich přidání do faktury.
Archivaci provedete přímo v přehledu zakázek kliknutím na zelené tlačítko ve tvaru boxu (krabice). Tím se zakázka automaticky přesune do archivu – stejným způsobem, jako při jejím vložení do faktury.
Po archivaci již není možné zakázku upravovat a zůstává k dispozici pouze pro prohlížení.
Jak upravit zakázku, která je už vyfakturována?
Zakázky se po vyfakturování automaticky archivují.
Pokud se potřebujete k takové zakázce zpětně vrátit a upravit ji, je nutné ji nejprve odebrat z faktury. Poté můžete zakázku upravit a následně ji znovu přidat do faktury.
Jak zakázku odstranit z faktury?
Přepněte se do režimu úpravy faktury.
V horní části faktury v sekci Zakázky klikněte na tlačítko Vybrat.
Ze zobrazeného seznamu zrušte označení u zakázek, které chcete z faktury odebrat – zaškrtnuté ponechte pouze ty zakázky, které mají ve faktuře zůstat.
Výběr uložte a následně uložte i celou fakturu.
Během několika sekund (v některých případech až do jedné minuty) dojde k opětovnému vygenerování PDF faktury a odebrané zakázky se znovu aktivují.
Jak přidat zakázku do existující faktury?
Postup je stejný jako v bodě „Odstranění zakázky“, s tím rozdílem, že označíte zakázky, které chcete dodatečně přidat do faktury.
Zaškrtnuté by měly být všechny zakázky, které mají ve faktuře zůstat nebo se do ní nově přidat.
Následně uložte výběr a poté uložte celou fakturu.